Introduction
Oscar & Caroline (« MedCopilot », « nous », « notre » ou « nos »), éditeur de la solution
MedCopilot, s'engage à protéger les données personnelles des utilisateurs situés dans
l'Union européenne (UE), conformément au Règlement général sur la protection des
données (RGPD) (UE) 2016/679.
Cette politique de confidentialité explique comment nous collectons, utilisons, stockons et
protégeons vos données personnelles, et expose vos droits en vertu du RGPD.
MedCopilot est un outil d'assistance à la documentation administrative et clinique. Il ne
constitue pas un Dispositif Médical au sens du Règlement (UE) 2017/745. Les synthèses
documentaires générées par l'IA ne sont jamais des diagnostics et doivent
impérativement être relues, vérifiées et validées par le professionnel de santé, qui
demeure seul responsable de la prise en charge du patient.
Champ d’application
Cette politique s'applique aux personnes situées dans l'UE qui utilisent la plateforme
MedCopilot, y compris les professionnels de santé et les patients dont les données
peuvent être traitées dans le cadre des services de MedCopilot.
Elle couvre notre rôle en tant que sous-traitant agissant pour le compte des
professionnels de santé (qui demeurent les responsables du traitement pour les données
de leurs patients), ainsi que notre rôle en tant que responsable du traitement pour nos
propres besoins administratifs (gestion de vos comptes utilisateurs).
Rôles et responsabilités
MedCopilot en tant que Responsable du Traitement : MedCopilot (Oscar & Caroline) agit
en tant que responsable du traitement pour les données administratives des
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professionnels de santé (par exemple, la création de comptes utilisateurs , la facturation,
la communication de support).
MedCopilot en tant que Sous-traitant : MedCopilot agit en tant que sous-traitant pour le
compte des professionnels de santé (les responsables du traitement) lorsqu'elle traite les
données de santé des patients (textes, documents PDF, images) que vous importez dans
le service pour générer des synthèses.
Base légale du traitement
Nous traitons les données personnelles selon les bases légales suivantes :
● Exécution d'un contrat (Art. 6.1.b du RGPD) : Pour la création du compte, l’accès à
la plateforme, la gestion des abonnements et la facturation du professionnel de
santé.
● Intérêt légitime (Art. 6.1.f du RGPD) : Pour assurer la sécurité de notre plateforme
(journaux de sécurité), fournir un support technique de qualité, et utiliser des
cookies strictement nécessaires au fonctionnement de la session.
● Données de Santé (Sous-traitance — Art. 9.2.h du RGPD) : Dans le cadre de son
rôle de sous-traitant, MedCopilot traite les données de santé des patients
uniquement sur instructions documentées du professionnel de santé. Ce dernier
garantit disposer de la base légale appropriée (liée aux soins de santé ou
diagnostics médicaux) pour utiliser l'outil dans sa pratique.
Types de données collectées
Selon votre utilisation de MedCopilot, nous pouvons traiter :
● Données d'identité du professionnel (Utilisateur) : Noms, prénoms, email, numéro
de téléphone, mot de passe hashé (soumis à une politique de robustesse de 8
caractères minimum comprenant majuscule, minuscule, chiffre et caractère
spécial).
● Données cliniques (en tant que sous-traitant) :
○ Données de santé du patient (état civil, diagnostics, antécédents...)
contenues dans les fichiers (PDF, Word, images) ou les textes que vous
importez.
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○ Transcriptions textuelles de dictées vocales (issues de votre fonctionnalité
"Réflexion personnelle").
● Données techniques : Adresse IP, type de navigateur, journaux d'utilisation et
d'audit (logs).
● Données de support : Informations fournies volontairement à nos canaux
d’assistance.
Nous ne collectons ni ne stockons aucun fichier audio. L'audio de votre dictée vocale est
diffusé de manière sécurisée pour la transcription en temps réel et est immédiatement
supprimé après traitement. Seul le texte transcrit est conservé temporairement.
Comment nous utilisons vos données
● Pour alimenter nos services de synthèse IA et de structuration documentaire (y
compris transcrire vos dictées vocales et analyser la matière clinique).
● Pour offrir un support client et répondre aux questions des utilisateurs.
● Pour respecter nos obligations légales ou réglementaires (notamment la
conformité HDS). Pour maintenir et améliorer la sécurité et les fonctionnalités de la
plateforme.
● Pour remplir nos obligations contractuelles envers vous (gestion des comptes et
de la facturation).
Conformément à notre positionnement Non-Dispositif Médical, nous garantissons
contractuellement que les données de santé et les transcriptions ne sont jamais utilisées
pour entraîner ou améliorer les modèles de nos fournisseurs d'IA. Vos données cliniques
restent cloisonnées. Nous ne vendons ni ne partageons ces données à des fins de
marketing ou de profilage. Aucune réécoute ou relecture humaine (par MedCopilot,
Coreoz ou Google) n'est effectuée sur vos flux cliniques.
Transferts internationaux
Les données de santé (données actives et sauvegardes) sont hébergées physiquement
en France. Toutefois, pour fournir nos services d'intelligence artificielle, nous faisons appel
à un sous-traitant technologique (Google) disposant d'une société mère aux États-Unis.
Bien que les données ne soient pas hébergées outre-atlantique, cette structure juridique
peut impliquer un transfert technique, lequel est strictement encadré.
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Nos garanties de protection :
● Localisation du traitement : Le traitement algorithmique est contractuellement
configuré pour s'exécuter au sein de l'Union Européenne. L'infrastructure cible
prioritairement la France, avec une bascule possible en Europe uniquement pour
assurer la continuité de service selon la charge.
● Sécurité technique : Chiffrement systématique des données en transit et au repos.
● Encadrement juridique : Les transferts sont encadrés par les Clauses
Contractuelles Types (CCT) de la Commission Européenne ainsi que par le Data
Privacy Framework (DPF) UE-USA, garantissant un niveau de protection pleinement
conforme au RGPD.
Liste des sous-traitants principaux :
● Hébergement & Infogérance HDS : Claranet (France) – Certifications HDS, ISO 27001
et ISO 27701.
● Développement & Maintenance technique : Coreoz (France) – Agence partenaire
disposant d'accès strictement encadrés et soumis à confidentialité.
● Intelligence Artificielle (LLM) : Google Cloud Platform (Service Vertex AI / Modèle
Gemini).
Conservation et suppression des données
Notre politique de conservation est un pilier de notre approche "Privacy by Design" :
● Données Cliniques (Patients et Réflexions) : Pour minimiser l'exposition des
données sensibles, toutes les données (matière clinique importée, transcriptions
textuelles de vos réflexions, ET synthèses générées) sont automatiquement et
définitivement supprimées après 192 heures. Le DPI du professionnel de santé est le
lieu de conservation pérenne.
● Données commerciales du Professionnel (Utilisateur) :
○ Données de compte : Conservées pendant la durée de la relation
contractuelle, puis 5 ans (prescription légale).
○ Factures : Conservées 10 ans après la clôture de l'exercice comptable
(obligation légale).
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○ Logs de connexion et d'audit : Conservés 1 an maximum (obligation de
sécurité). Ces journaux techniques ne contiennent aucune donnée clinique
relative aux patients.
Cookies et technologies de suivi
MedCopilot utilise uniquement des cookies "strictement nécessaires" (essentiels).
Ces cookies sont indispensables au fonctionnement de notre plateforme (ex: maintien de
votre session de connexion, sécurisation de l'accès). Ils ne sont pas utilisés à des fins
d'analyse d'audience, de publicité ou de performance.
● Base légale : Article 6(1)(f) du RGPD (Intérêts légitimes) car ils sont essentiels au
service. Ils sont exemptés de recueil de consentement.
Vous pouvez gérer ou désactiver les cookies via les paramètres de votre navigateur, mais
cela affectera les fonctionnalités de la plateforme (ex: incapacité à rester connecté).
Sécurité des données
Nous mettons en place des mesures techniques et organisationnelles robustes pour
protéger les données personnelles, notamment :
● Certification HDS : Notre infrastructure principale est hébergée et infogérée par
Claranet, prestataire certifié Hébergeur de Données de Santé (HDS) en France.
● Politique Eyes-Off étendue : Aucun membre du personnel de MedCopilot ou de son
partenaire technique Coreoz n'a accès aux données cliniques, sauf demande
expresse de support de votre part.
● Chiffrement de bout en bout : Flux chiffrés en transit (TLS 1.2 ou supérieur) et
données chiffrées au repos (AES-256).
● Journaux d’audit : Traçabilité absolue des accès et des actions (logs).
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Dispositions spécifiques à l’extension
Chrome MedCopilot
La présente section complète nos engagements pour les utilisateurs de l’extension de
navigateur MedCopilot, conformément aux politiques de données utilisateur du Chrome
Web Store.
Utilisation limitée des données (Limited Use)
L’utilisation et le transfert par MedCopilot vers tout autre application des informations
reçues des API Google respecteront la Politique de données utilisateur du Chrome Web
Store, y
compris les exigences d’utilisation limitée.
Transparence sur les permissions demandées
L’extension utilise des permissions spécifiques pour assurer son fonctionnement
technique :
● activeTab & scripting : Utilisées exclusivement pour permettre l’analyse et la
capture d’écran du contenu de la page web active, uniquement suite à une action
volontaire de l’utilisateur (clic sur l’outil).
● sidePanel : Utilisée pour afficher l’interface d’assistance MedCopilot de manière
latérale, permettant à l’utilisateur de consulter ses outils d’aide à la décision tout
en gardant son logiciel métier (DPI) visible.
● tabs : Utilisée pour assurer la communication fluide entre l’interface du panneau
latéral et le site web médical ouvert, garantissant que l’assistance fournie
correspond bien au contexte de l’onglet actif.
● storage : Utilisée pour sauvegarder localement vos préférences de configuration et
les jetons d’authentification de session de manière sécurisée.
● host_permissions (<all_urls>) : Nécessaire pour permettre à MedCopilot de
fonctionner sur la grande diversité de plateformes logicielles médicales (DPI) et de
bases de données de santé utilisées par les professionnels, dont les domaines et
sous-domaines peuvent varier.
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Engagements stricts de MedCopilot
● Pas de revente : Aucune donnée collectée via l'extension n'est cédée, louée ou
vendue à des tiers, à des courtiers de données ou à des réseaux publicitaires.
● Pas de publicité : Vos données et le contexte de votre navigation ne servent jamais
à des fins de ciblage publicitaire ou de profilage commercial.
● Pas d'entraînement de modèles IA : Les informations lues ou traitées par
l'extension ne sont jamais utilisées par MedCopilot ou ses partenaires tiers pour
entraîner, améliorer ou affiner des modèles d'intelligence artificielle.
● Utilisation strictement fonctionnelle : L'accès aux données est techniquement
limité aux seules fonctionnalités nécessaires à la fourniture et à l'exécution directe
du service MedCopilot.
Vos droits selon la RGPD
● Pour vos données de Professionnel (Utilisateur) : En tant que résident de l’UE, vous
disposez des droits suivants sur vos propres données de compte : accès,
rectification, suppression, limitation du traitement, portabilité et opposition. Vous
pouvez exercer ces droits via votre espace "Mon Compte" ou en contactant notre
DPO.
● Pour les données de vos Patients : Vous êtes le Responsable de Traitement. Si un
patient souhaite exercer ses droits (accès, suppression...), il doit s'adresser
directement à vous. En raison de notre politique de suppression automatique sous
192h, MedCopilot ne détiendra aucune donnée patient ou réflexion transcrite
au-delà de ce délai.
Nous nous engageons à résoudre toute préoccupation ou plainte de manière
transparente et rapide. Si vous estimez que vos droits n'ont pas été respectés, vous
pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL.
Éditeur et Contact
MedCopilot est un service édité par Oscar & Caroline, société par actions simplifiée (SAS)
au capital de 133 992 euros située au 1 avenue du Belvedere 78100
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Saint-Germain-en-Laye, France et immatriculée au RCS de Versailles sous le numéro 942
141 995.
Pour toute question relative à cette politique ou pour contacter notre Délégué à la
Protection des Données (DPO), veuillez écrire à : dpo@medcopilot.fr